【共創の会ランチセッション】
ナレッジマネジメントによる組織知の蓄積と
生産性の向上

「共創の会ランチセッション」は、Future Center Tokyo に参画しているトップマネジメントやリーダーの皆さんがランチタイムに集い、各社さまの取組みや、社会的に関⼼度の⾼いトピックについてプレゼンテーションをいただき、意⾒交換をする機会です。

今回は、any株式会社 代表取締役 吉田和史さんをお迎えし、「ナレッジマネジメントによる組織知の蓄積と生産性の向上」をテーマにスピーチしました。また、キーノートスピーチを通して、ランチセッション参加者とのディスカッションも紹介していきたいと思います。

 

ナレッジマネジメントが解決する課題

ナレッジマネジメントとは「世の中の大半の疑問は検索で解決できるのに、社内の問題は…」といった問題を解消するサービスです。具体的な例を挙げると、 1. ベテランに業務が属人化 2. 社内で何度も同じ問題が発生 3. 誰に何を聞けば良いかわからない 4. 社内の情報が見つからないといったどんな企業でも発生する問題を解決することができます。何故、今ナレッジマネジメントが必要とされているのか?というと、「人材の流動化」と「働き方の多様化」という2 つの背景があり、これまでの終身雇用の制度の前提が崩れてきているからです。その中でナレッジマネジメントを導入することで、従業員エンゲージメントの向上(離職を防止)、部署間のコミュニケーション活性化(生産性向上)、情報を探す時間を省く業務効率化(車輪の再発明防止)が解消できます。課題自体は昔からありますが、未だ本質的に解明されていないからこそ大きな可能性を秘めているマーケットだと捉えています。

Qast導入における効果と将来像

Qast導入における効果を定性と定量でまとめると、定性面では 1. 自己解決生産性向上 2. 誰が何に詳しいかわかる 3. 人に依存しない強い組織へ の 3 つが挙げられます。定量面としては、社内で情報を探す時間を一人当たり 30 分(/日)削減、社内対応の時間を一人当たり 60 分(/日)削減、新人の教育コストを 3 分の1削減することができます。日本ではこのような「個人のナレッジを組織に還元する」という文化は根付いていませんが、Qast を通してナレッジ共有を当たり前にしていくことを将来的に目指しています。

その結果として、日本の生産性を 120% 高めることができると考えています。生産性の中でも特に、情報を探すような無駄なインプットの時間を 1時間削減することでアウトプットの質を5%UPすることができます。

そしてその先にあるのは組織の変革です。これまでの組織構造は、各部署や各拠点のアウトプットの足し算が会社全体のアウトプットとなっています。これがナレッジを起点に繋がり合う事で、部署や拠点の隔たりがなくなり社内にある全てものに触れられる、アウトプットが掛け算できる組織をつくることが可能だと考えています。このように私たちは「チームシップが根付いた世の中に」というビジョンを掲げて事業を運営しています。

<参加者によるフリーディスカッション>

参加者::ナレッジマネジメントをする際に、もちろん企業の正社員の中でナレッジマネジメントをするというのはあると思いますが、例えば全国展開をしている会社が、正社員以外のアルバイトや契約社員等も含めたナレッジを蓄積していくこともあると思います。そういった会社の垣根を超えたナレッジシェアリングとかナレッジマネジメントはこれからより一層価値が出てくると思っているのですが、どのようなお考えをお持ちでしょうか。

吉田氏:契約の対象自体は、対企業ですが、もちろん企業の中で業務委託のパートナーなども増えていると思うので社員にプラスしてパートナーとのやりとりにも使っていただけます。これまで、基本的にメールアドレスが必須で、業務委託の方はなかなか会社のアドレスを持っていないと入りづらかったと思います。やり方として ID ログインという社員 ID みたいなものとパスワードでログインできるようになっていて、そこで一括でコントロールできるようになっ ています。どんどん外部の方も入れていただいて、一緒に使っていくことが可能になっています。またセキュリティレベルによって、これは正社員のみ、これはアルバイトも含めるといったように、アクセス制限をかけてコントロールできるようになっています。

参加者::実際にそのツールを使用した時に、例えばワード検索として「 DX 」というワードを検索した時に、 DX に関するこれまで蓄積されてきたデータが全て一覧で出てくるのでしょうか。Word であったり Excel であったりそのファイルの中に含まれているワードまで検索できるのか、あとはその担当者同士でやりとりをしたメールの文面の中の文字まで検索できるのでしょうか。

吉田氏::まず、ファイル内検索は可能でして、 PowerPoint 、 Excel 、 Word 、また画像の中に含まれる文字というのもQastの検索ワードで検索いただくと全て検索対象になっております。先ほどの「 DX 」という2文字を入れたときにカタカナで「デジタルトランスフォーメーション」という文字が含まれている場合は、それも検索対象になります。書く人によって企業用語のような形で、アルファベットやカタカナの表記が使われる場合があると思いますが、それは両方ヒットするようになっております。今すでに社内マニュアルやドキュメント類がPDFなどでまとまっている場合は、一通りQastにアップロードすると全て検索できるようになっております。また、メールに関しては今後対応予定ではありますが、まだ連携しておりません。現時点では、Google Driveとの連携はできており、キャスト上から検索できるので、同じような形で今後メールなども連携対象にしていきたいと思っております。

今回は、ナレッジマネジメントという観点から、社内ナレッジを一元管理するクラウドサービス Qast に関して吉田さんより解説いただき、参加者からも複数質問をいただきました。

共創の会ランチセッションおよびFuture Center Tokyo では、今後もゲストをお招きし、参加者の皆様とのセッションを重ねながら、社会課題解決のための共創の場を提供して参ります。


<お問い合わせ先>

株式会社ICMG 広報担当
電話番号:03-6812-2548、080−4666−1726、070-7591-4347
Email:icm_info@icmg.co.jp

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